I sistemi di business intelligence e le loro automazioni sono ormai qualcosa di fondamentale per tutte le aziende. Infatti, consentono alle stesse di poter gestire un volume crescente di informazioni e dati, tra cui documenti aziendali e comunicazioni con i propri clienti o partner.
Avendo a disposizione un potente sistema di business intelligence ogni azienda può sfruttare un’unica dashboard per riuscire a gestire tutti gli aspetti del proprio servizio e dei propri prodotti. Inoltre, questi software destinati alle imprese offrono anche specifici approfondimenti contestuali così da aiutare tutti i manager che devono prendere decisioni importanti.
Nonostante ciò, può essere complicato riuscire ad avere sotto controllo tutti i canali attraverso cui il sistema di business intelligence attinge dati. Tutte le imprese devono riuscire ad avere ben chiaro come funzionano i propri processi interni e devono trovare il sistema migliore per proteggerli. Le informazioni critiche, infatti, che si potrebbero trovare all’interno dei sistemi di business intelligence devono rispettare normative burocratiche e amministrative: non si tratta solamente del controllo della privacy.
Quali caratteristiche di conformità deve avere un software di business intelligence?
I software di business intelligence raccolgono dati e li elaborano per gestire al meglio l’impresa permettendo anche di comunicare con distributori e specialisti, magari attingendo proprio dal loro database. In sostanza, ci sono un’enormità di dati che un sistema di questo tipo potrebbe riuscire a controllare, ecco perché è essenziale dotarsi di una conformità tecnologica adeguata. Le aziende, infatti, devono riuscire a garantire una corretta gestione GRC (governance, risk, compliance): dove vengono archiviati i dati? Chi vi ha accesso? Quali sono i rischi e i pericoli?
Ovviamente, più sarà alto il volume dei dati che la tua azienda dovrà gestire più aumenteranno le occasioni di rischio. Non si tratta solamente di attacchi hacker come potresti immaginare, quanto perdite e dispersioni apparentemente invisibili. Un flusso di dati potrebbe perdersi o mischiarsi con un altro, compromettendo tutto lavoro svolto. Ecco perché è estremamente importante assicurarti che tutto sia in ordine.
eDiscovery: l’individuazione è fondamentale ma ti tutela nelle cause legali
Il processo che nell’ambito dell’attività informatica forense viene chiamato eDiscovery corrisponde alla ricerca all’individuazione di metadati presenti in archivi digitali. Nel corso degli ultimi anni ha subito una trasformazione non indifferente grazie alla nascita di nuovi canali di comunicazione e software di applicazione pratica. Oggi, nei casi di controversie legali, gioca un ruolo fondamentale. Eppure, senza metadati perde la sua credibilità.
In pratica, nel caso di controversie potrebbe essere necessario risalire alle fonti dei dati certificandole in base al tempo o al processo di estrazione. Tuttavia, ciò che è digitale può essere eliminato o falsificato piuttosto rapidamente, basta avere le giuste competenze.
Per questo motivo applicare dei metadati, ovvero delle informazioni aggiuntive non leggibili all’utente ma solamente ai software, è l’unica soluzione per certificare l’autenticità delle proprie scelte.
Metadati per fatture, ordini, bolle e tanto altro
Ad esempio, se consideriamo il monitoraggio della catena di fornitura è normale che un’azienda conservi lo storico degli ordini, le fatture, le bolle di spedizione e tanto altro. Nel caso di una controversia legale questi documenti potranno attestare e certificare tutti i processi avvenuti. Aver inserito i corretti meta dati consentirà anche di eseguire la medesima validazione in caso di informazioni digitali. Grazie a tutto ciò potrai confermare l’affidabilità e l’autenticità di ogni accordo.
Riuscire a rendere le informazioni ricercabili è parte della compliance dei sistemi di business intelligence?
Sì, avere la capacità di calcolo per processare una grande quantità di informazioni necessita obbligatoriamente che queste possiedano la caratteristica della ricercabilità per soddisfare i requisiti di compliance dei sistemi di business intelligence.
Nella maggior parte dei casi le imprese ricevono stream di dati da tanti canali differenti: social media, applicazioni di messaggistica, CRM, software interni, e-mail, sistemi di marketing intelligence e tanto altro. Per riuscire ad uniformarle e renderle ricercabili è necessario un software specifico, non si può fare manualmente. Ecco perché le aziende devono disporre di una fonte di dati affidabile e facilmente filtrabile per trovare ciò che cercano.
Creare un repository centralizzato
Per soddisfare i requisiti di compliance, i sistemi di business intelligence necessitano spesso di un repository centralizzato per i dati da elaborare. È un problema piuttosto comune, quello dei silos di dati aziendali che non riescono a comunicare adeguatamente tra loro. È come se ogni segmento della tua azienda possedesse un proprio archivio, ma non mettesse a disposizione le informazioni allo snodo successivo del processo. Eppure, il primo elemento da implementare è proprio la capacità di comunicazione e collegamento tra le differenti fonti di dati. La forza delle informazioni è da ricercare nelle loro connessioni.
Tracciare una mappa di connessioni tra fonti diverse
Riuscire a tracciare una mappa di quali dati arrivano e di come poterli integrare nei processi produttivi è il metodo migliore per soddisfare i requisiti di compliance di un sistema di business intelligence.
Per fare ciò, è importante riuscire a creare una fonte di dati centrale: ogni settore aziendale potrà comunicare con essa, mentre quest’ultima si occuperà poi dell’elaborazione e della creazione delle dashboard interattive onnicomprensive.
Infatti, il problema dei silos è proprio l’assenza di comunicazione tra le differenti aree aziendali. In passato forse non era un problema, ma oggi inficia completamente l’usabilità dei dati stessi. Del resto, se i manager non dispongono di informazioni precise e connesse tra loro, non potranno utilizzarle come base per prendere decisioni oculate.
Per risolvere questo problema le imprese possono sfruttare i sistemi di business intelligence capaci di intrecciare tutti i canali informativi riunendoli e poi elaborando tutte le informazioni all’interno di un unico repository centralizzato.
Mantere differenti canali di comunicazione aperti in simultanea potrebbe creare più problemi che vantaggi, molto meglio realizzare un archivio unico che possa monitorare e registrare tutte le interazioni all’interno dell’azienda stessa. Ecco che quindi tutte le e-mail, le informazioni provenienti da WhatsApp, i dati degli account Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram e altri canali di comunicazione saranno accessibili e sincronizzati in un unico luogo. In questo modo le aziende disporrebbero di tutte le interazioni avvenute con l’esterno e potrebbero individuare delle criticità mantenendo sotto controllo la conformità della raccolta e dell’utilizzo dei dati.
Strutturare le informazioni per una corretta compliance dei dati di business intelligence
Le informazioni che vengono trattate oggi dalla maggior parte delle imprese sono generalmente non strutturate e possono anche presentarsi in forme incongruenti o inappropriate. La trasformazione dai database tradizionali può essere particolarmente difficile per questo motivo. Riuscire a non perdere nessuna delle preziose informazioni contenute nei vecchi archivi rappresenta spesso una sfida impegnativa. Tuttavia, un sistema di business intelligence di alto livello potrà sicuramente migliorare le performance aziendali.
Scegliere le giuste caratteristiche per mantenere la conformità alle leggi
Le imprese che decideranno di fare il fatidico passaggio dovranno anche definire una strategia informativa capace di individuare i formati di dati più adatti a eseguire la trasformazione portando benefici a medio e lungo termine. Selezionare fornitori e applicazioni richiede certamente numerose competenze, anche perché è necessario garantire la massima conformità alle leggi in vigore.
Un ostacolo infatti è rappresentato dalle clausole di conformità sulla conservazione dei documenti che spesso richiedono che i dati siano mantenuti nel formato iniziale oppure diffusi in un formato specifico. Tutto ciò si potrebbe tradurre in un problema qualora si verifichi una richiesta delle autorità competenti di visionare specifici dati: le aziende potrebbero trovarsi di fronte a una non conformità dei propri documenti causata da un conflitto tra le risorse informative e i formati da esse supportati. Proprio per questo motivo è necessario risolvere il problema a monte, individuando da subito le migliori caratteristiche di compliance.
Conclusione
Riuscire a rispettare le leggi e le best practices sulla compliance è uno sforzo necessario e utile: tutte le imprese che applicano sistemi di business intelligence potranno trarre numerosi benefici in termini di conformità, anche se magari nel breve periodo ciò si tradurrà in un lavoro impegnativo per determinare i formati e gli stream di dati corretti.
