Oggi, il mondo della BI sta conoscendo enpurdy jersey rowan university new jersey oregon ducks jersey drew allar jersey OSU Jerseys deuce vaughn jersey florida jersey fsu football jersey penn state jersey kansas state football uniforms aiyuk jersey purdy jersey colleges in new jersey fsu football jersey brock bowers jersey ormi passi in avanti perché le aziende hanno compreso come l’automazione possa diventare il fulcro dell’analisi: in quest’articolo vedremo i cinque passaggi per creare una strategia di business intelligence vincente. Iniziamo subito con il dare una piccola definizione: per strategia intendiamo tutti quegli aspetti, considerati nella loro connessione e unione, che comprendono l’implementazione e il funzionamento del tuo sistema di BI.
In realtà stiamo parlando di una piccola parte di quello che è il tuo piano aziendale di crescita e sviluppo. In sostanza la tua impresa avrà degli obiettivi di business specifici e per raggiungerli si muoverà attraverso più canali che potranno variare, dalla gestione del magazzino fino alla promozione dei prodotti. La business intelligence è un elemento che può essere trasversale rispetto a questi canali, infatti, può aiutarti a gestire numerosi processi facendo analisi vincenti. Senza perdere altro tempo possiamo iniziare a ragionare su quali sono gli aspetti da considerare prima di metterci al lavoro sullo sviluppo della nostra strategia.
Le domande prima della strategia: cosa userai e come per fare business intelligence?
Prima di iniziare a definire una vera e propria strategia nel campo della business intelligence dovrai porti una serie di domande utili ad avere ben chiari i mezzi e gli strumenti a tua disposizione.
- Quale software intendi utilizzare e come pensi di riuscire a implementarlo?
- Una volta implementato, chi si occuperà della sua gestione?
- Applicherai la business intelligence anche a vantaggio dei tuoi clienti? Se sì, come farai a spiegarglielo?
- Quali sono gli obiettivi della tua analisi basata sui dati?
Sono sicuramente questioni molto generali e a cui ogni azienda dovrà dare risposte anche molto diverse, tuttavia si tratta di domande essenziali. Infatti, sapere con esattezza le funzionalità, le potenzialità e le occasioni che il sistema BI di tua scelta di offre potrà permetterti di creare una strategia molto più dettagliata. Ad esempio, se il tuo processo di gestione e analisi ti servirà solo in fase commerciale potrai concentrare i tuoi sforzi (e anche l’eventuale formazione) solamente in una direzione e in un reparto. Ma se speri di poter creare un ecosistema virtuoso capace di portare vantaggi anche al tuo potenziale cliente dovrai considerare numerosi aspetti in più: l’infrastruttura necessaria, i tecnici e il personale per la gestione, la promozione presso i clienti e la loro formazione. Mi rendo conto che si tratta di un discorso piuttosto astratto, ma interrogati bene su ciò che vuoi ottenere dalla tua strategia di business intelligence.
Trova collaboratori e informali degli scopi della tua nuova strategia BI
Quando inizi a implementare software e sistemi gestionali avanzati complessi senza avere una strategia nessuno dei tuoi dipendenti potrà comprendere le tue reali intenzioni e così rischi di non raggiungere mai gli scopi per i quali hai deciso di imbarcarti in queste innovazioni. Ogni azienda dovrà considerare aspetti diversi: ciò che per la tua impresa potrebbe essere cruciale magari è completamente irrilevante per altre tipologie di business. Ecco perché è difficile riuscire a dare una strategia in anticipo e adatta a tutte le esigenze.
Tra le cose che dovresti assolutamente fare c’è anche individuare una serie di figure professionali adatte a supportarti durante questa transizione digitale. È importante riuscire a creare un sistema di formazione che parta dai manager e dai responsabili, i quali potranno a loro volta illustrare le novità e le funzionalità agli altri dipendenti. Solamente in questo modo la formazione e l’implementazione del software potranno avvenire in modo ordinato ed efficace.
Ora che hai svolto questo piccolo ma vitale compito, non ti resta che continuare a leggere per scoprire i cinque passaggi di una strategia vincente.
I cinque passaggi per creare una strategia di business intelligence vincente
Vorrei fare una piccola premessa prima di proseguire, perché è inutile girarci intorno: implementare un sistema di business intelligence all’interno della tua azienda potrà portarti un vantaggio competitivo davvero interessante e faciliterà anche tutti i processi interni, tuttavia, devi ricordarti che si tratta di qualcosa di estremamente complesso e delicato che richiede tempo e soprattutto competenze. Per questo motivo voglio sottolineare da subito come il quinto passaggio sia forse il più importante di tutto l’elenco.
In ogni caso cerca di non scoraggiarti, ricordati che esistono agenzie e consulenti specializzati nel campo dell’automazione e della BI che possono aiutarti a rendere meno difficoltoso questo passaggio verso la nuova tecnologia digitale. Inoltre, troverai anche delle soluzioni chiavi in mano, ovvero delle offerte comprensive di software, server, formazione e tutto quello che può servirti per attivare velocemente il tuo nuovo sistema in azienda. Sta a te e alle tue capacità gestionali, nonché alla competenza delle figure professionali di cui disponi, scegliere l’offerta più idonea a soddisfare le tue necessità di impresa.
Individuare obiettivi chiari e suddividerli in piccoli traguardi
Dopo aver individuato l’offerta e i software più indicati per la tua realtà aziendale e dopo aver svolto il periodo di formazione e test, può iniziare ad esporre ai tuoi dipendenti gli obiettivi che speri di raggiungere grazie all’implementazione del sistema di business intelligence. Come dicevamo all’inizio, questi possono riguardare un solo reparto oppure tutta l’impresa. Specialmente nell’ultimo caso dovrai essere particolarmente chiaro: chi fa cosa e perché lo sta facendo.
È inutile obbligare dei dipendenti a usare un sistema con una curva di apprendimento piuttosto ripida senza informarli del perché credi sia la soluzione migliore. Il personale, se messo al corrente degli obiettivi riuscirà anche a comprendere se i propri sforzi sono adeguati o se è necessario maggiore impegno. Penso che da queste poche righe sia già chiaro quanto una delle difficoltà più grandi nel settore della business intelligence sia quella di comprendere come associare determinati informazioni a delle attività pratiche per raggiungere gli obiettivi. Ecco perché dovresti suddividere questi ultimi in traguardi più piccoli, semplici e intuitivi da raggiungere.
Se il tuo obiettivo, ad esempio, fosse quello di ridurre il carico di lavoro per il reparto risorse umane potresti decidere di impostare come primo traguardo la creazione di uno scadenziario per i contratti oppure un automatismo per il conteggio degli straordinari. Qualcosa di semplice e abbastanza familiare ai tuoi dipendenti che dovranno iniziare ad utilizzare la business intelligence.
Realizzare un esempio e renderlo interattivo
Il modo migliore per rendere più semplice, ma anche divertente, il momento della formazione e dell’apprendimento dell’utilizzo dei software è quello di realizzare semplici esempi che i tuoi dipendenti potranno ricalcare per prendere la mano sui principali comandi e sulle dashboard più comuni. Si tratta di un’attività che in realtà tutti i tool e i software integrano spesso nelle loro suite. Possiamo citare tantissimi esempi famosi, ma se rimaniamo in casa Microsoft – in assoluto la software house più famosa del mondo – potremmo notare che ogni strumento del pacchetto Office è dotato di esempi e tutorial che l’utente novizio può liberamente esplorare e rifare daccapo esercitandosi nelle funzionalità più comuni e diffuse. Oltre alle esercitazioni, realizzare un esempio avrà anche il chiaro vantaggio di mostrare ai tuoi dipendenti quale dovrebbe essere il loro risultato quando si mettono all’utilizzo di un sistema di business intelligence: avendo davanti la dimostrazione di ciò che devono ottenere non avranno difficoltà nel selezionare i comandi e le funzionalità più adatte allo scopo.
Creare template, automatismi e comandi personalizzati
In ogni reparto della tua azienda ci saranno figure professionali più strategiche, come manager o responsabili di settore e figure più operative come impiegati o assistenti. Tra i compiti dei primi c’è sicuramente quello di creare format e sequenze che poi tutti gli altri dovranno seguire durante la fase operativa. Questo significa che se c’è la necessità di avere una determinata reportistica ci sarà anche un metodo specifico per raccogliere e mettere a sistema i dati: questo metodo potrebbe configurarsi come un semplice template digitale riutilizzabile da ogni dipendente.
Quando si tratta di software, infatti, avere a disposizione dei template predefiniti è da sempre uno dei migliori modi per iniziare ad utilizzare appieno e in modo professionale questi strumenti. Quindi delega ai tuoi manager il compito di realizzare format specifici per raggiungere gli obiettivi così che i dipendenti più operativi possano utilizzarli per velocizzare il loro lavoro senza rischiare di “andare fuori tema”.
Per farti un rapido esempio relativo al reparto vendite immagina la tua struttura commerciale che agisce in modo individuale: ogni venditore usa canali di comunicazione differenti, materiali propri e classifica clienti o potenziali clienti in un modo del tutto personale. È chiaro che nel giro di poco tempo diventerebbe praticamente impossibile comprendere quale strategia funziona e fare un prospetto delle previsioni future di vendita. La soluzione in questo caso è uniformare il più possibile per avere dei dati facilmente leggibili e configurabili in grafici e diagrammi.
Stabilire una roadmap precisa e facile da comprendere
In azienda il tempo stringe sempre: ognuna delle scadenze deve essere rispettata perché il sistema funzioni. Quindi non c’è alcun dubbio che realizzare una tabella di marcia dettagliata e precisa possa aiutare i manager a gestire il personale diretto e quest’ultimo a dare la giusta priorità ai differenti compiti ricevuti. Quando sei alle prese con la stesura della roadmap considera un arco temporale che parte dalle prime operazioni di implementazione della strategia di business intelligence e che termina al raggiungimento dell’obiettivo finale. Considera che ogni dipendente potrà avere una curva di apprendimento differente e perciò individua una media realistica per ogni compito e ogni scadenza.
Cerca di incasellare gli elementi in modo consequenziale così che al termine di un task sia del tutto naturale iniziare quello seguente. C’è anche un altro motivo per cui le tabelle di marcia sono qualcosa di essenziale nelle strategie aziendali: spesso ci sono compiti che richiedono dei requisiti – ad esempio un’e-mail di follow-up deve essere fatta dopo un numero X di giorni dalla prima mail con l’offerta – quindi è necessario aver portato a termine l’elemento precedente della roadmap. L’ultimo vantaggio di creare un calendario è anche relativo alla misurazione del successo della tua strategia. Una volta che avrai impostato una scadenza potrai monitorare in modo semplice se questa viene rispettata oppure se qualcosa è andato storto e hai dovuto prorogarla. Solamente così potrai iniziare la tua analisi per capire cosa non ha funzionato e iniziare a ragionare su come risolvere il problema.
Misurare tutto e migliorare ciò che non funziona
Proprio parlando di monitoraggio, strategie non funzionanti e soluzioni per risolvere i punti deboli del sistema, siamo arrivati all’ultimo dei cinque passaggi per creare una strategia di business intelligence vincente: misura tutto e migliora ciò che non sta funzionando. Il più grande vantaggio della gestione intelligente delle attività del tuo business è che tutto diventa improvvisamente facile da monitorare: tramite le dashboard dei software BI potrai vedere a colpo d’occhio quando si viene a formare un collo di bottiglia che rallenta tutta la catena della tua azienda.
Grazie ai dati potrai anche facilmente individuare gli elementi più critici di tutto il tuo sistema, quelli che creano più spesso problematiche di natura gestionale e che, alla lunga, potrebbero anche compromettere seriamente il tuo sistema di business. Ma sempre grazie alle informazioni che ricaverai dalla tua strategia potrai anche individuare le best practices più efficaci per il tuo settore incrementando così il volume delle vendite totali che la tua azienda riuscirà ad ottenere.
All’inizio di questo capitolo ho detto che il punto cinque, la misurazione, è forse quello più importante di tutta la strategia, la motivazione è molto semplice: si tratta di un passaggio che devi mantenere sempre attivo. Non devi aspettare che si concluda un ciclo o un semestre per iniziare a misurare, ma devi tenere monitorato tutto il tuo processo in ogni momento dell’anno così da poter ricavare ulteriori informazioni e da poter implementare i miglioramenti necessari a rendere fluida e vincente la tua strategia.
Considerazioni finali sui cinque passaggi di una strategia di BI vincente
I cinque passaggi di una strategia di business intelligence vincente non sono un diktat immutabile e completo: ogni azienda deve individuare le proprie peculiarità e in base a quelle stabilire le fasi principali su cui basare il proprio sistema di BI. Tuttavia, si tratta sicuramente di step piuttosto comuni a tutte le realtà d’impresa e che perciò possono essere utili a tutti i manager che vogliono far crescere il proprio business.
