Viviamo in un’epoca straordinaria, ricca di innovazioni tecnologiche che sono capaci di migliorare sensibilmente le performance della tua azienda, ma è importante capire fin da subito se hai realmente bisogno della business intelligence o se ancora non è il momento. Inoltre, dopo aver spiegato effettivamente cos’è questa disciplina, vedremo anche quali sono i sistemi di reportistica più adatti alla tua impresa.
Potrebbe sembrare un elemento troppo specifico rispetto al discorso generale della business intelligence, ma i report sono ciò che riesce a fare la differenza quando stiamo cercando di capire se questa disciplina deve essere necessariamente implementata all’interno di un’azienda. Infatti, nell’utilizzo dei software as a service, più comunemente abbreviati in SaaS, riuscire a identificare con chiarezza i risultati diretti e indiretti ti farà comprendere le motivazioni del loro utilizzo.
Insomma, nel corso di quest’articolo faremo una breve panoramica dei sistemi di business intelligence e del perché la maggior parte delle aziende sta già iniziando a pensare a come integrarli all’interno dei propri processi.
Che cos’è la business intelligence? Esiste una definizione precisa?
Quando utilizziamo il termine business intelligence e ci stiamo riferendo in realtà a un ampio numero di processi rivolti allo sviluppo di analisi aziendali, alla visualizzazione dei dati, al data mining e alla reportistica d’impresa.
Ma se volessimo dare una definizione più da dizionario potremmo dire che la business intelligence, comunemente abbreviata in BI, è un insieme di software capaci di raccogliere un gran numero di dati estraendoli direttamente dalle attività dell’organizzazione per poi elaborarli e restituirli attraverso facili dashboard.
Quindi, l’obiettivo principale è quello di fornire a chi si occupa delle decisioni riguardanti l’azienda, le informazioni necessarie per fare scelte basate sull’analisi dei dati in tempo reale. Se volessimo identificare alcune caratteristiche principali capaci di contraddistinguere i software di business intelligence rispetto ai normali report statistici, potremmo dire che i primi sono estremamente interattivi, affidabili e raccolti praticamente in tempo reale.
La necessità principale che si cela dietro alla decisione di implementare questa tipologia di programmi nei propri processi aziendali è la necessità di poter compiere scelte basate su fatti e numeri precisi, senza ricorrere a intuizioni o sensazioni.
Quali sono i vantaggi della business intelligence applicata alla tua azienda? E gli svantaggi?
Inutile dire che al giorno d’oggi è essenziale riuscire a tenere una traccia delle proprie performance nel modo quanto più possibile accurato e aggiornato in tempo reale. Altrimenti si correrebbe il rischio di andare incontro a perdite di natura finanziaria e competitiva, specialmente per quanto riguarda il lungo periodo. Infatti, l’approccio basato su intuizioni e esperienza non potrà mai sostituire del tutto le decisioni prese osservando i dati.
Dopo anni di utilizzo di un sistema è difficile metterlo in discussione, tuttavia, tra le informazioni in tuo possesso potrebbero esserci importanti statistiche che nessuno prende in considerazione proprio a causa dell’abitudine. Avere a disposizione una dashboard aggiornata in tempo reale e ricca di informazioni personalizzabili è ciò che ti permetterà realmente di cambiare prospettiva. Ecco perché potresti avere bisogno della business intelligence.
Riuscire a implementare la business intelligence all’interno dei tuoi processi aziendali ti consentirà una maggiore analisi della tua impresa, permettendoti di identificare numerose opportunità che non avresti mai potuto cogliere altrimenti. In generale, grazie ai software di business intelligence potrai:
- consentire anche al personale non addetto di individuare regolarmente e in modo semplice dati rilevanti per il loro settore di competenza;
- consentire al personale addetto ai dati di estrarre importanti approfondimenti da sottoporre al management;
- risparmiare tempo per attività strategiche e prioritarie realizzando un sistema di report interattivo ed estremamente fruibile;
- soprattutto, potrai eliminare le intuizioni dai processi decisionali della tua azienda.
Ovviamente, in base all’ambito di applicazione anche i software di business intelligence mostrano peculiarità uniche, per questo motivo la lista sopra riportata non è esaustiva delle possibilità applicabili alla tua azienda.
Hai bisogno di una soluzione di business intelligence per la tua azienda oppure non ancora?
Sebbene anticipare le tendenze e prevedere le necessità future sia sicuramente un tratto distintivo di tutte le imprese capaci di dominare il mercato nel lungo periodo, quando sei in procinto di un cambiamento importante è più che lecito domandarti se hai già bisogno di una soluzione di business intelligence per la tua azienda oppure se puoi aspettare ancora qualche tempo. Come sapere quindi se è arrivata l’ora? Ci sono alcune situazioni che potrebbero indicarti la necessità ineluttabile di un cambiamento:
- ad esempio, se la tua organizzazione genera grandi quantità di dati, sia strutturati che non strutturati, ma non riesce a sfruttarli;
- oppure potresti vivere la situazione in cui è difficile riuscire a trovare informazioni realmente rilevanti per ottimizzare i tuoi processi aziendali;
- infine, un altro caso in cui i software di business intelligence sono essenziali è quando per avere una rendicontazione esaustiva hai la necessità di inviare continue richieste di riepilogo dei dati a tanti differenti colleghi.
Se invece volessimo prendere in considerazione le motivazioni per le quali potresti non aver bisogno di una soluzione di business intelligence immediatamente potremmo individuarne alcune piuttosto interessanti. Intanto, è inutile nascondersi che implementare un software di BI ha un costo piuttosto elevato e richiede un’accurata calibrazione sull’azienda stessa per poter essere efficace. Ovviamente, questa personalizzazione deve essere fatta da un professionista. Inoltre, devi anche considerare che questi software sono estremamente complessi, quindi, è necessario del tempo per imparare ad utilizzarli in modo efficace.
Quando dico complessi, in realtà non intendo difficili da utilizzare, piuttosto intendo dire che sono spesso ricchi di funzionalità avanzate che non tutte le aziende richiedono. Per questo motivo è essenziale formare il personale in modo esaustivo ma preciso e mirato per raggiungere gli obiettivi impostati. In sostanza quindi, se ti trovi in una situazione per la quale non hai molti dati da analizzare ma hai comunque la necessità di fare report su base giornaliera potresti optare per alcuni strumenti di reporting avanzati: più facili sia da utilizzare che da integrare nei tuoi processi aziendali.
Ovviamente, sono software più semplici che non possono sostituire il bisogno della business intelligence nel lungo periodo, ma potrebbero comunque permetterti un notevole miglioramento delle performance d’impresa senza arrecarti troppo disturbo.
Conclusioni
Abbiamo visto cos’è la business intelligence e quali sono i vantaggi di una sua possibile applicazione alla tua azienda. Ma non è detto che questa debba avvenire oggi stesso, potresti non avere bisogno della business intelligence . Specialmente se non hai un grande volume di dati a tua disposizione e non hai l’urgenza di raccoglierne in maggiore quantità, uno strumento di reporting avanzato potrebbe rivelarsi una soluzione migliore rispetto a un software di business intelligence nel breve periodo.
Tuttavia, per rimanere un’impresa competitiva nel lungo periodo dovrai implementare queste ottimizzazioni. Si tratta di software con un’ampia curva di apprendimento, perciò, potrebbe essere un’ottima idea iniziare fin da subito a fare formazione così da preparare il personale in modo adeguato. Le aziende che vogliono rimanere leader del proprio settore non possono concedersi il lusso di rimanere ferme: l’innovazione è il cuore del progresso.
